實用文不僅包括書信、條據之類，還包括學校生活和日常生活所需要寫的其他文體，諸如讀書筆記、實驗報告、發言稿、會議記錄、通訊報道、調查報告、電報稿等。
為了適應目前和將來學習、生活和工作的需要，我們必須重視實用文的寫作，學會寫常用的實用文。實用文的寫作能力是中學畢業生必須具備的語文基本能力之一。
要學寫實用文，先要熟悉實用文。除切實學好教材中的實用文外，還要在課外做個有心人。購物時得到的產品說明書，報刊上登載的各種廣告，布告欄內張貼的各種告示，都不要輕易放過。聽廣播看電視時也要多留心。看到的聽到的多了，印象深了，自己動手去寫，困難就會減少。
要寫好實用文，首先，必須掌握基本格式。實用文大都有一種約定俗成的格式，行文者應當遵循。“書信”是運用最廣的一種實用文，我們從國小就開始接觸它，然而不論中考或聯考，做書信方面的試題，因格式失誤而遭扣分者，都不乏其人。大家知道，一般書信包括稱呼、正文、結束語、署名、日期等部分，這些都應該按格式要求去寫。至于其他類型的實用文，也都有其基本格式，我們必須掌握。
其次，必須因人、因事、因時製宜。在實際生活中，常有“為他人寫實用文”的時候，執筆者隻不過充當代寫人。在這種情況下，要根據事情的性質確定文體，按他人限定的稱呼、時間、地點、署名去行文，不得以執筆者本人的面貌出現。也不受執筆人所處的身份、時間、地點的局限。對受文對象是什麽人(或單位)、發文者是什麽人(或單位)、發文時間應寫何時，都要認真斟酌，行文的語氣則要符合發文者的身份。
再次，要寫好實用文，必須加強基本功訓練。實用文要求語言準確簡明，平時要加強語言訓練，提高運用語言的能力。有些實用文不單要敘述，還要用上說明、議論等，這就要求我們學會多種表達方法。