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英語信件格式

(一) 英語書信結構、書寫款式及要求 

1.書信結構 

英語書信結構一般有以下幾個部分組成: 

1)信封(envelope)

英語的信封和中文的一樣,有三部分組成,即發信人地址、收信人地址和郵票。隻不過英語信封的格式除了郵票所貼的位置(信封的右上角)和中文的一樣外,英語信封上要寫的發信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發信人的地址應寫在信封的左上角,收信人的地址應寫在信封偏中右偏下處,英文書信的地址應從小寫到大,先寫門牌號碼,再寫街道、城鎮、省或州及郵政編碼,最後是國家名稱。國家名稱的每一個字母都要大寫。 如下: 

2)信頭 (heading)

公司信紙上方居中一般都印有其名稱、地址和聯系號碼,這就是通常所說的信頭。在沒有信頭的普通信紙上寫信,作者就需要寫明回郵地址和聯系號碼。

3)封內日期(Date Line)

封內日期是寫信或打字時的日期。封內日期寫在信頭或作者地址的下兩行。

4)封內地址(Inside Address)

封內地址是收信人的地址,包括姓名,職務(如適用),公司名稱(如適用),街道名稱或信箱號,城市,州或省,郵政編碼和國家。封內地址通常寫在左手邊,在日期線和稱呼之間。 

以上信頭、信內姓名和地址三部分的結構如下:

【註】如果是相當熟悉和隨便的朋友之間,因為彼此都知道對方的地址,故信頭和信內的地址常常省略。 

5)稱呼(Salutation)

稱呼是一封信開頭對收信人的稱呼,寫在封內地址或提示句下兩三行。稱呼後可以寫冒號或逗號。在商業信函或其他正式書信中,用冒號。 

在非正式書信中,稱呼後用逗號。(註意:盡量避免使用"To Whom It May Concern" 或"Dear Sir or Madam",因為這種稱呼已經過時,並且不很友好。改進方法是爭取確定收信人的姓名,或使用"Dear Human Resources Manager","Dear Friends"這樣的稱呼。在給律師或外交領事寫信時,可以使用"Esquire"或"Esq."這樣的頭銜,但它們不應出現在稱呼中。同樣,如果收信人的姓名後面有"Jr."或"Sr.",如"George Bush,Jr."也不能把它們包含在稱呼中。) 

6)頭銜(Titles) 

除非寫信人與收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上"Mr.","Professor"等表示禮貌的頭銜。

7)提示句(選擇性)Attention Line(optional) 

提示句的用途是指明把信送給某個具體的人或部門處理,盡管信是寫給這個組織的。另外,在指明的收信人不在時,它也允許組織中其他人查看信的內容。提示句通常寫在封內地址的下兩行或封內地址的上面。

8)主題句(選擇性)Subject Line(optional) 

主題句簡要說明信的內容。通常寫在封內地址和稱呼之間。如果寫信人不知道收信人的姓名,也可以用主題句代替稱呼。為了收到最佳效果,可以給主題句加下劃線,或大寫主題句。

9)正文(Body of the Letter) 

正文的格式多種多樣。商業信函最好使用齊頭式。而私人信件通常不用齊頭式。在齊頭式書信中,全部內容包括日期和信尾問候語,都從左側頂格開始。段落開頭不空格,各段之間空兩行。

修正齊頭式,是使用最為廣泛的一種格式,商業和私人信件都可以使用,盡管在私人信件中不一定要寫回郵地址和封內地址。使用沒有印刷信頭的普通信紙時,這種格式最合適。與齊頭式不同,發信人地址、日期,信尾問候語和簽名都從中間開始寫。其餘部分從左邊開始。

10)寫信人簽名(Writer's Identification/ Signature) 

寫信人的簽名、名字和頭銜(如果適用),寫在信尾問候語同側三四行以下的位置。應親筆簽上寫信人自己的姓名。如果是用打字機或電腦寫的信,在寫信人簽名的上方,同樣應該打上寫信人的姓名。

11)附註(Notions) 

附註寫在寫信人簽名下兩行的位置,附註包括參考縮寫,附屬檔案的數目和內容以及將收到這封信副本的人員名單。附註寫在左側。

12)信尾問候語(Complimentary Closing) 

信尾問候語是寫在信尾的告別話語,例如Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,通常位于正文兩三行以下。第一個單詞的第一個字母要大寫,最後以逗號結尾。

13)附言(Postscript PS or P.S.) 

附言用來說明沒有包括在信中的想法和內容。通常在附註下兩三行的地方,從左側頂格寫起。在促銷和私人信件中,附言也可以用來強調寫信人請求收信人採取的行動和做的考慮。

除以上幾個部分外,有時一些英語書信還包括:

(1)附屬檔案 (Enclosure),以Enc. 表示,如"附有。。。。。證明"應寫為Enc…Certificate;

(2)再啓 (Postscript),以P.S. 表示;

(3)抄送件(Carbon Copy to…),以c.c. 表示,說明一式多份抄送其他有關人員。這些都是次要的補充部分。P.S. 主要在私人信件中使用,事務信件中應避免使用,以免造成寫信人粗心大意的印象。Enc.和c.c. 大都用在商貿信函中。

2.書寫款式 

英語書信的款式一般有兩種:齊頭式 (Block Style) 和折衷式 (Semi-Block Style)。齊頭式常常在商貿、官方以及一些正式的信件中使用,以顯示信件內容的嚴肅性,真實性, 可靠性。而折衷式則顯的比較隨便,主要用于家人、朋友、私人之間來往的信件。如果兩人之間不是第一次通信,相互比較了解,可以省略信內的雙方地址。 

以下分別介紹齊頭式和折衷式信件兩種款式。 

A: 齊頭式信件款式: 

B: 折衷式信件款式: 

用折衷式書寫信件,其正文與稱呼之間空一至二行。第一段第一句的第一個單詞必須在Dear稱呼的直接下面。以後每段開頭都要與第一段第一個字對齊。信尾的客套話和簽名都寫在右下方。朋友之間寫信一般都使用折衷式,而且稱呼與正文之間一般不空行。具體款式和要求參見後面的一些信件。 

以下是一封折衷式信件。 

3.信件書寫要求: 

寫英語信件一般可以使用打字機、電腦,朋友之間比較隨便的信件也可以用鋼筆、原子筆甚至彩色筆,但不宜用鉛筆。不管你用什麽形式書寫,一些重要的信件,簽名處必須用深藍色或黑色墨水筆簽名。

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