一、書信概述
我國歷史文化悠久，是有名的禮儀之邦，人們的社會產交往和思想感情交流，大多通過一定的禮儀形式和一定的文化活動方式來進行。在實際生活中，每個人都經常使用到一系列的套用文，如傳統的書信、名片、柬貼、啓事、題詩題詞、對對聯等，現代的如電報、傳真、特快專遞、電子郵件等。這些套用寫作包含著豐富的禮儀內容，具有中華民族濃厚的文化色彩。
書信是一種向特定對象傳遞信息、交流思想感情的套用文書。“信”在古文中有音訊、訊息之義，如“陽氣極於上，陰信萌乎下”（揚雄：《太玄經·應》）；另外，“信”也有托人所傳之言可信的意思，不論是托人捎的口信，還是通過郵差郵遞的書信，以及近年出現的郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等都具有這種含義。用語言文字向特定對象傳遞信息和進行思想感情交流的信，一是有運用文字述說事情原委和表達自己思想感情的能力；二是具備相應的書寫工具；三是有人進行傳遞。親筆給親戚朋友寫信，不僅可以傳達自己的思想感情，而且能給受信人以“見字如面”的親切感；科技不斷進步，又相繼出現了電話、電報、郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等交流信息的手段，可以預見，未來電子郵件這一新興的手段會被越來越多的人運用。隨著社會的發展，人與社會的關系也在進行重新增構，書信的運用除傳統用法，即公函私函之外，一個新的發展動向便是原先私函類中因為個人需要而向政府機構、企事業單位、知名學者等個人所發的事務性的信件，這一類信件的使用量逐漸增多，值得註意。我們將其稱為個人公文。
另外，在古代書信作為主要的通信來源，它不僅僅傳達著國與國的文化交流，同時也傳遞著人們思想的情懷（對家鄉父老、對愛人、對朋友...）。還起到了報平安的深層含義。
二、書信的構成
書信由箋文及封文兩部分構成。
箋文即寫在信箋上的文字，也就是寄信人對收信人的招呼、問候、對話、祝頌等等。箋文是書信內容的主體，書信的繁簡、俗雅及至其他方面的風格特征，幾乎都由內容主體決定。
封文即寫在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。封文是寫給郵遞人員看的，使郵遞人員知道信從哪裏來，寄往哪裏去；萬一投遞找不到收信人，還能將信退給寄信人。完整的書信應該是箋文封文俱全，並且將箋文裝入寫好封文的信封內，然後將口封好付寄的。
三、書信的寫法
書信雖然是一種個人性很強的運用文，寫法上也比較靈活，但書信還是應該遵循一定的要求，最基本的可概括為以下二點： （—）必須合乎規範書信寫作規範突出地表現為兩個方面，一是書寫格式的規範，二是書信語言的禮儀規範，這兩種規範都必須嚴格遵守，否則就會出亂子，鬧笑話。（二）言之有物，通情達理“信”字本身含有信任之義，這要求書信不論寫給誰看，所述之事都要實在，所表之情都要率真，所講之理都要通達。
書信的格式
書信歷史悠久，其格式也幾經變化。今天，按通行的習慣，書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。
1．稱呼
也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起，後加“：”，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關系。（具體可參見第四編《應酬稱謂》）稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裏簡要說明幾條細則：
關于書信的格式
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（1）給長輩的信。若是近親，就隻寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關系的，就寫關系的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
（2）給平輩的信。夫妻或戀愛關系，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如“麗”、“敏華”、“親愛的”等；同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、昵稱或加上“同學”、“同志”，如“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。
（3）給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字後加上輩分稱謂，如“李花侄女”等；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。
（4）給師長的信，通常隻寫其性或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對于十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、 “師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫松平老師”、“王達夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對于學有專長、德高望重的師長，往往在姓後加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名後加“先生”二字。為鄭重起見，也有以職務相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
（5）給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫“同志們”、“諸位先生”、“xx等同志”等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如 “xx委員會”、“xx公司”。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之後加上“領導同志”、“負責同志”、“總經理”、“廠長”等。
如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下並排在一起，也可一前一後，尊長者在前。
上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱“尊敬的”，反而顯得見外，對無特殊關系的年輕女性貿然稱呼“親愛的”，那就有失檢點了。
2．正文
正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問候語之後，常有幾句啓始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來一切可好？”“久未通信，甚念！”之類。問候語要註意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啓、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請托、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要註意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3．結尾
正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。（可參見下節《常用書額度語》的“祝頌語”。）
結尾的習慣寫法有兩種：
（1）在正文寫完之後，緊接著寫“此致”，轉一行頂格或空兩格寫“敬禮”。
（2）不寫“此致”，隻是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期
在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後，有時還視情加上“恭呈”、“謹上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期一項，用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。