1、稱謂
對于明確個體直接稱呼名字，對于全部個體就寫“新員工”吧。
稱呼寫在第一行，頂格書寫，之後用冒號，另起一行，寫上問候語“您好!”。
2、正文
正文要另起一行，空兩格開始寫新員工入職通知的內容。正文內容要包括入職時間、部門、職位;報到流程;報到資料等。
3、結尾
另起一行，空兩格，寫表示祝賀的話。如：祝賀您成為我們的新同事，希望在此有一個美好的未來!
4、署名和日期
右下方署名某某公司人事部和發布日期。
5、提示
一般是員工須知，告訴新員工一些註意事項。
6、回執
表明員工入職到崗位的回復。
範例：
入 職 通 知 書
您好!
我們很榮幸地通知您于 年 月 日(周 )到我公司 (部門) 部(小部門)入職，擔任 一職。祝賀您即將成為我們公司的一員!
請在上班第一天攜帶個人資料(畢業證影印件、身份證影印件)交給 部門助理 (分機 )，在助理協助下詳細填寫好《員工登記表》辦理入職手續。
員工須知：在入職到崗後請您仔細閱讀公司各項規章製度並請嚴格遵照執行，對于因個人原因未能及時依據公司各項製度執行而引起的一切損失由員工本人承擔全部責任。
期待您成為我們的新同事!祝您在公司有一個美好的未來!
某某有限公司人事部
·····································
《入職通知書》回執：
我入職到崗後會仔細閱讀並嚴格執行公司規章製度，對于因個人原因未能及時依據公司各項製度執行而引起的一切損失由本人承擔全部責任。
新員工簽收： 日期：
網上新員工入職通知實例：
XX年新員工入職通知
新員工：
你好!歡迎你成為揚子江大家庭中的一員!為了做好你的入職工作，現將XX年報到事宜通知如下，請仔細閱讀。
一、報到安排
1、報到時間：7月8、9日8：00—17：00;
2、報到地點：泰州市高港區揚子江南路1號揚子江葯業集團總部華虹公寓;
3、報到人員：集團總部新員工(包括江蘇海慈生物葯業有限公司和江蘇醫葯經營有限公司新員工，詳見附屬檔案一《新員工名單》)，其他子公司新員工的報到按照各子公司人力資源部的報到通知執行。
二、報到流程
1、請你根據指示牌到達集團總部華虹公寓報到處;
2、簽到、領取培訓材料等資料;
3、辦理餐卡和住宿手續等;
4、7月10日~11日，早晨空腹，準備體檢。
三、友情提示
1、乘坐火車的同學，可在網上查詢最新火車時刻表，乘坐相應的火車到泰州站或南京站;乘坐汽車的同學，可以在當地的汽車站坐相應班次車到泰州客運中心(南站)。
2、接站與接待安排
公司將會于7月8、9日8：00—17：00在泰州火車站和泰州客運中心(南站)安排專人接站：
火車站接站聯系人：劉德兵， 聯系電話：13852867437。
客運中心(南站)接站聯系人：高飛，聯系電話：13775688601。