告知函的寫法.告知函和答復函十分接近.它們的主要區別在于答復函是答復對方所詢問問題,而告知函則是告知對方有關情況.
告知函的正文通常包括兩項內容.一是告知原由.說明製發本函的原因.二是告知事項.簡明扼要地敘述告知對方有關事項的具體內容及應註意的問題.
函的結構和寫法
(一)標題
函的標題一般由發文機關、事由和文種構成,有時也可以隻由事由和文種構成。
(二)正文
1.開頭。寫行文的緣由、背景和依據。
一般來說,去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神,或簡要敘述在地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
復函的開頭引用對方來文的標題及發文字型大小,有的復函還簡述來函的主題,這與批復的寫法基本相同。繼而,有的復函以"現將有關問題復函如下"一類文種承啓語引出主體事項,即答復意見。
例一:
告知函
敬啓者:
我方三月十日致貴方函諒悉,故在函曾中強調我方第816號單交貨之重要,務心將貨物于四月三十日前運達。
貨物雖已運出,但尚未接到貴寄來的任何資料,除取消本訂單外,別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期,這樣做實出無奈,至感遺憾。
發函者
例二:
告知函
敬啓者:
貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準。貨物即于八至十天內製伯完成,特此奉告。我方建議,以見到由中華人民共各國中國銀行開出不可撤消額度證時付款。
我方一接到貴方確認書後,額度證就已開出,而貨物即行啓運並將檔案寄出,作為向銀行結帳任據。
敬上
發函者
聯系函範例
例一:
聯系函
敬啓者:
額度證修改事項說明如下:
根據我方收到的額度證,其付款規定為見票120天付款。但是我方所需要的,是見票即付額度證。此項規定已獲貴方同意並在貴方訂單上明確記載。因此,請貴方按單內說明修改。貨物將于本月二十交運,敬請貴方依照我方要求立即修改。
敬上
發函者
例二:
聯系函
敬啓者:
貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清,但由于在地季節性貿易不景氣,造成我方顧客付款極度緩慢。
此種原因,致使本公司暫時不便清償貨款總額。今天通過中國銀行,本公司以電報發出,貴方可在一兩天內收到。本公司希望貴方能了解我方困境並給我方以協助。
發函者
請求函範例
例一:
請求函
敬啓者:
謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上,交盼貴方對所列條件會感興趣。
訂購數量多少與價格,在表上均有分別說明,同時此表亦可作訂購單使用在通常情況下88~98頁上顯示有多種新型號,是今年手袋展示會上一種時沿,敬請貴方註意。
因為本公司接獲大量訂單,務必全力履行,故建議貴方對本公司之產品指示,盡速惠函告知。
發函者
例二:
請求函
敬啓者:
今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈閣下,以示對閣下之敬意。並盼閣下在府上嘗試一番。如果你嘗試,就會同意我方認為為此為每一位家庭主婦選購餐食的必需品。
這種酒是甜酒和酒精的最佳混合,喝上幾杯,就會發出一種醇厚而馥鬱的味道,對食欲特別有效。這種上等酒是雪梨運來,保括運費在內每打美金20。
以一般額度證,給予的貿易折扣為20%茲隨本函附上特製卡式訂單表,請貴方將其填妥後投入信箱,以便我方處理。
發函者
2.主體。寫需要商洽、詢問、答復、聯系、請求批準或答復審批及告知的事項。
函,或去函和復函的事項一般都較單一,可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜,則分條列項書寫。
⒊ 結語。不同類型的函結語有別。如果行文隻是告知對方事項而不必對方回復,則結語常用"特此函告"、"特此函達"。若是要求對方復函的,則用"盼復"、"望函復"、"請即復函"等語。請批函多以"請批準"、"請大力協助為盼"、"望能同意"、"望準予××是荷"等習慣用語收束。復函的結語常用"特此復函"、"特此回復"、"此復"等慣用語。也有的函不寫結語。
五、註意問題
1.註意批請函與請示的區別,向有隸屬關系的上級機關請求指示、批準事項用請示,而向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項,則用請批函。主管機關答復請求審批事項,用審批函。
2.開門見山,直奔主題。無論去函還是復函,都不要轉彎抹角,切忌空話、套話和發空泛的議論。
3.一文一函,簡潔明了。
4.語言要規範得體,並體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言,對主管機關要尊重、謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函,則態度要明朗,語言要準確,避免含糊籠統、猶豫不定。
編號:—————— 日期:——————
姓名
所屬部門
職位
所犯過失:
□擅自曠工
□不按規定著裝
□代打考勤卡
□個人工位區衛生不達標、物品放置不符合規定者
□未佩戴統一製作的胸牌
□工作時間內從事與工作無關的事
□工作時打瞌睡
□故意不服從上級或拒絕接受正當命令
□故意不以適當方法工作
□屢次逃避工作
□工作時間內運行遊戲
□違反其它電腦及網路使用規定
□串崗或聚集閒聊
□公話私用
□無故在接待區逗留嬉戲閒聊
□未經批準,在非工作時間邀約非本公司人員進入公司
□不檢點行為:
□其它不良行為:
處分:
□譴責(口頭警告)
□記小過處分
□記大過處分
□停職由
年 月 日 至 年 月 日
共____日
罰款:
處罰依據:根據 第 條 款。
處罰生效日期:________年____月___日
檢查人:
罰單簽署人:
備 註
1、 本罰單正聯交由財務扣款;副聯(影印件)由行政備案(記入員工檔案)。
2、本罰單作為員工考評的依據之一。